Wat zijn onze AVG-verplichtingen?

In verband met de bescherming van uw privacy legt de AVG ons meerdere verplichtingen op.

Doelbinding

Wij mogen alleen voor gerechtvaardigde en welbepaalde doeleinden persoonsgegevens van u verzamelen. De doeleinden verschillen uiteraard per type persoonsgegevens. Zo verzamelen wij personeelsgegevens om de arbeidsverhouding met onze medewerkers goed te kunnen uitvoeren en wij maken camerabeelden rondom onze kantoorpanden alleen met het oog op de beveiliging van onze panden. In de diverse verwerkingsregisters die wij hebben is concreet aangegeven voor welke doelen wij gegevens verzamelen.

Wij verwerken persoonsgegevens vervolgens niet verder als dat met deze doeleinden onverenigbaar zou zijn.

Enkele voorbeelden van doeleinden die het verzamelen en het gebruik van uw gegevens door ons als verwerkingsverantwoordelijke rechtvaardigt, zijn;

  • om u onze nieuwsbrief of reclamefolders toe te sturen.
  • om u te kunnen laten deel nemen aan een event van ons of van een business partner van ons.
  • om ons Human Resource beleid ten behoeve van onze medewerkers goed en effectief uit te voeren.
  • om onze ICT-diensten voor onze opdrachtgevers goed en effectief te kunnen verlenen.
  • om een klanten- en deelnemersadministratie uit te voeren, benodigd voor het uitvoeren van onze diensten, bijvoorbeeld een opleiding of cursus.
  • om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten of wijzigingen binnen ons concern.
  • om u de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.
  • om analyses uit te voeren op het gebruik van onze websites om inzicht te krijgen in de werking ervan.
  • om de beveiliging van onze ICT-systemen zo goed mogelijk te verzekeren.
  • om onverhoopte fraude te voorkomen of te onderzoeken.

Belangrijk om hier te benadrukken: wij zullen uw persoonsgegevens nooit tegen vergoeding verhandelen of aan anderen verkopen. Uw persoonsgegevens worden evenmin gebruikt in het kader van geautomatiseerde besluitvorming.

Verwerker

In de gevallen waarin wij als verwerker handelen, bepalen wij niet zelf de doeleinden van de gegevensverwerking, maar doet onze opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke dat.

  • Verwerkingsgrond

Om uw persoonsgegeven te mogen verwerken, moeten wij als verwerkingsverantwoordelijke ook een geldige verwerkingsgrond hebben. Die gronden staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming opgesomd en per verwerking beoordelen wij welke verwerkingsgrond van toepassing is.

Wij verwerken en gebruiken uw persoonsgegevens op een van de volgende wettelijke verwerkingsgronden.

  • Overeenkomst
    Wij verwerken uw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor het aangaan en uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst. Dat kan bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst, een inhuurcontract met een ZZP-er of een met de deelnemer van een training gesloten opleidingsovereenkomst zijn.

  • Gerechtvaardigd belang
    Als wij alle belangen van u, anderen en onszelf op een faire wijze tegen elkaar afwegen, dan kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. Een dergelijk gerechtvaardigd belang is ook een geldige verwerkingsgrond. Twee voorbeelden daarvan zijn onze direct marketing en het verwerken van uw persoonsgegevens met het oog op de technische en organisatorische beveiliging van onze databestanden en ICT-systemen. In die gevallen treffen wij voldoende waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens.

  • Wettelijke verplichtingen
    De verwerking van uw persoonsgegevens is eveneens noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten. Dit geldt bijvoorbeeld voor het bewaren van uw persoonsgegevens met het oog op fiscale en andere wettelijke administratie- en bewaarverplichtingen.

  • Vitale belangen
    Uitsluitend in exceptionele gevallen kan het gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn om vitale belangen van u of iemand anders te beschermen, bijvoorbeeld als een van onze bedrijfshulpverleners zich geplaatst ziet voor een levensbedreigende situatie.

  • Uw toestemming
    Mochten wij in voorkomend geval geen beroep kunnen doen op een van de hierboven genoemde verwerkingsgronden, dan verwerken wij uw persoonsgegevens alleen nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Het is belangrijk hier te noemen dat u wettelijk altijd het recht heeft uw toestemming in te trekken. Een voorbeeld van het gebruik van toestemming als verwerkingsgrond is het akkoord dat u geeft als u als gast op ons kantoor gebruik maakt van ons gratis wifi-netwerk.

Data-minimalisatie

Ons privacy-beleid is erop gericht om niet meer persoonsgegevens te verzamelen dan wij voor de geformuleerde doeleinden nodig hebben.

Kloppen uw gegevens?

Wij doen ons uiterste beste om er voor te zorgen dat uw persoonsgegevens juist zijn. Laat het ons weten als u ziet dat uw gegevens niet kloppen. Wij zullen die dan aanpassen en de onjuiste gegevens wissen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De bewaartermijnen verschillen per categorie van persoonsgegevens en die zijn gespecificeerd in de diverse verwerkingenregisters die wij hebben. Desgewenst zijn wij graag bereid u nader te informeren over deze bewaartermijnen.

Delen met anderen?

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst, op basis van uw toestemming, wegens een gerechtvaardigd belang van ons of van een derde, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, een rechterlijke last of een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
Met bedrijven die uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Deze verwerkersovereenkomst waarborgt dat de verwerking aan de eisen van de AVG voldoet. Daar waar wij als verwerkingsverantwoordelijke handelen blijven wij evenwel onverminderd verantwoordelijk voor deze verwerkingen.