MeanderGroep snel 4.500 extra e-mail accounts met Microsoft Online Services

Klantcase - Gepubliceerd: 2 mei 2011

 Wat doe je, als je heel snel een paar duizend nieuwe e-mailaccounts nodig hebt en niet wilt investeren in dure hard- en software? De MeanderGroep vond de oplossing in Microsoft Online Services en zag direct de voordelen van deze ‘cloud-oplossing’.

Situatie

Van de 5.400 medewerkers hadden er 3.600 geen e-mailaccount van Meander. Onder hen waren medewerkers op locatie, in de thuiszorg, verpleegpersoneel en hulpen in de huishouding. Communicatie met deze mensen vond vooral telefonisch plaats, maar ook mondeling en met allerlei werkbriefjes. Dat kon beter, toch was de directe aanleiding om iedereen van e-mailfunctionaliteit te voorzien was van heel andere aard…

Laurens Faessen, Manager ClientZorgRegistratie & ICT van de MeanderGroep: “Sinds kort is onze IT verrijkt met een nieuwe verlofmodule. Deze is gebaseerd op het aanvragen en goedkeuren van verlofaanvragen via e-mail. Dit betekent dat iedereen dan ook daadwerkelijk een e-mailaccount moet hebben.”

Een optie was om de mensen zonder e-mail account gebruik te laten maken van hun privé e-mailadres. Laurens Faessen: “Deze oplossing heeft als nadeel dat je het beheer en de verantwoordelijkheid bij de medewerker neerlegt. Sowieso vinden we een vermenging van werk en privé-zaken op de thuiscomputer verre van ideaal.”

Het alternatief was om voor de 3.600 medewerkers een Meander e-mailaccount aan te maken en te onderhouden. Laurens Faessen: “Omwille van herkenbaarheid en uniformiteit hebben we besloten dat dat de beste oplossing was: álle medewerkers een MeanderGroep e-mailaccount.”

De helft van de overige 1.800 werknemers had al zo’n e-mailaccount. Dat waren vooral kantoormedewerkers met een min of meer vaste werkplek, een pc en daarop Outlook. De andere helft werkte met webmail en moest dus ook van een MeanderGroep e-mailaccount worden voorzien.

Uitdaging

Met het creëren van 4.500 (3.600 plus 900) extra e-mailaccounts zag de MeanderGroep een aantal forse investeringen op zich afkomen. Laurens Faessen: “Wilden we dit in eigen beheer regelen, dan moesten we onze Microsoft Exchange Server omgeving uitbreiden. Dat betekent dat we te maken zouden krijgen met forse investeringen in hardware en softwarelicenties.

Een andere factor was ‘tijd’, omdat de verlofmodule snel operationeel moest zijn. Dus hoe krijgen we in korte tijd 4.500 e-mailaccounts gerealiseerd?”

Microsoft partner Open Line Consultancy BV uit Maastricht werd erbij gehaald. Directeur Jo Verstappen: “Een volume van 4.500 extra e-mailaccounts is behoorlijk en het kost heel wat tijd om die allemaal aan te maken. Zouden we voor de MeanderGroep een Exchange Server oplossing ‘in huis’ opzetten, dan zouden we daar minimaal een halfjaar mee bezig zijn geweest.”

Oplossing

De MeanderGroep zocht een uitbreiding van de e-mailomgeving om de zorgtaken beter te kunnen uitvoeren en de verlofadministratie van honderden zorgverleners beter te kunnen beheren.

Laurens Faessen: “Microsoft Online Services bleek voor ons de beste oplossing. Er is geen investering nodig in hardware noch in aanvullende software(licenties). Ook van installaties en configuraties is geen sprake. De diensten zijn gemakkelijk uit te rollen en eventueel uit te breiden.” Microsoft Online Services is een zogenaamde cloud-oplossing. De verzamelnaam ‘cloud’ wijst op diensten die zich buiten de firewall van een bedrijf of gebruiker afspelen. De oplossing voor de MeanderGroep komt er in het kort op neer dat vanuit een Microsoft datacenter online-diensten worden aangeboden via het internet aan een pc of gebruiker.

Voordelen

Jo Verstappen: “Microsoft Online Services koppelt direct met de eigen Exchange Server-omgeving van de MeanderGroep. Ook werkt de cloudomgeving naadloos samen met de Active Directory van MeanderGroep. Het gebruikersbeheer kan daardoor centraal plaatsvinden.”

Laurens Faessen: “We activeren de nieuwe e-mail accounts via een eenvoudige beheerconsole. De 4.500 e-mailaccounts worden via deze console gefaseerd toegevoegd en in gebruik genomen. Al meteen vanaf de eerste dag konden onze 900 reeds bestaande e-mailaccounts communiceren met elk nieuw e-mailaccount, dat we via Microsoft Online Services toevoegden.”

Ook voor de medewerkers werkt de online-oplossing heel gebruiksvriendelijk. “Gebruikers lezen en beheren hun e-mail via Outlook Web Access. Dat draait gewoon in de internetbrowser, je hoeft dus op de computer van de gebruiker geen e-mailclient te installeren en te onderhouden, zoals bijvoorbeeld Microsoft Office Outlook. Toch ziet Outlook Web Access er wel precies zo uit. Weet je je inlognaam en wachtwoord, dan heb je op een willekeurige computer met webbrowser en internettoegang direct toegang tot je e-mail en je agenda,” aldus Laurens Faessen.

De MeanderGroep betaalt maandelijks een bedrag voor het gebruik van de online diensten. Laurens Faessen: “We betalen per maand en per gebruiker, daardoor is wat je betaalt en wat je krijgt altijd in balans. Mede omdat alle onderhoud is inbegrepen en we zelf geen back-up’s hoeven te maken, is Microsoft Online Services voor ons een goede en kosteneffectieve oplossing.”

Toekomst

Drie maanden nadat de MeanderGroep Open Line Consultancy had benaderd ging de nieuwe oplossing al live. Jo Verstappen: “De uitrol is nog gaande. De 900 bestaande Exchange Server accounts zullen uiteindelijk opgewaardeerd worden naar Exchange Server 2010. Voor de overige 4.500 gebruikers hebben we een Exchange Online Deskless Worker abonnement afgesloten. Daarmee is Microsoft Online Services voor de MeanderGroep een kostenefficiënte en snel beschikbare oplossing gebleken.”

Organisatie

Thuis- en kraamzorg, wonen in een zorgcentrum of -woning, het zijn enkele voorbeelden van de brede dienstverlening die de MeanderGroep biedt. De Groep levert diverse soorten zorg in de Westelijke Mijnstreek en in Parkstad, een stadsregio van acht gemeenten in Zuidoost Limburg. Met ongeveer 5.400 medewerkers en een jaarlijkse omzet van 120 miljoen euro is de MeanderGroep de grootste zorgaanbieder in de regio.

Open Line: Uw betrouwbare en innovatieve Cloud Solution Specialist

Open Line ondersteunt en adviseert klanten in verschillende branches bij ontwerp, bouw en beheer van complexe ICT (outsourcing) projecten. Ons Managed Services concept biedt een complete set aan Smart Cloud diensten dat klanten helpt bij het realiseren van de bedrijfs- en digitale doelstellingen.

Iedere branche kent zijn uitdagingen en geen organisatie is hetzelfde. Hoewel onze producten en diensten branche onafhankelijk zijn, vraagt iedere branche om een persoonlijke benadering. Als onafhankelijke dienstverlener kruipen wij in uw huid, zodat we weten wat u beweegt. Alleen zo kunnen wij waarmaken wat we u beloven.

Onze visie is dat klantrelaties verder gaan dan een advies of een ICT project. Iedere (outsourcing-) relatie is voor ons uniek. Wij zijn zowel partner als adviseur voor onze klanten en zijn trots op onze referenties en duurzame relaties die dat onderstrepen. 

Onze focus? Het leveren van toegevoegde waarde door te excelleren in het technisch domein van uw informatievoorziening in ontwerp, bouw en beheer van Cloud infrastructuren. 

Voor meer informatie over Open Line

Open Line BV, Amerikalaan 90, 6199 AE Maastricht Airport, 088 - 500 67 00

info@openline.nl

Deze pagina delen